La boîte mail est l'endroit par lequel entrent tous les dossiers du cabinet, et c'est le seul endroit où ils ne sont pas classés. Les messages du greffe, ceux des confrères, les pièces qu'un client envoie à 23h, les demandes d'un expert, les relances d'assureurs et la prospection arrivent dans le même fil, sans autre ordre que l'heure d'arrivée. Le tri se refait à l'oeil plusieurs fois par jour, et il recommence à zéro à chaque ouverture.
Le problème n'est pas le volume, c'est que le volume masque l'urgent. Deux lignes d'un confrère qui accepte un renvoi et un message qui fait courir un délai se ressemblent dans la liste. Un AIOS branché sur la boîte du cabinet lit chaque message, retrouve le dossier auquel il appartient, repère ce qui porte une échéance, et vous présente le matin une boîte déjà classée : ce qui engage le cabinet, ce qui attend une décision de votre part, ce qui peut partir avec une réponse préparée.
Le problème
- Greffe, confrères, clients, experts, assureurs et prospection arrivent au même endroit, sans hiérarchie autre que chronologique
- Rattacher un message à son dossier suppose de reconnaître un nom de partie, une référence interne ou un numéro de RG que l'expéditeur n'a pas toujours pris la peine d'écrire
- Les vraies urgences, une audience déplacée, une pièce demandée sous huitaine, une mise en demeure reçue pour un client, se noient dans ce qui peut attendre trois jours
- Les mêmes questions reviennent en boucle, où en est mon dossier, avez-vous reçu ma pièce, quand passe-t-on, et repoussent le travail de fond en fin de journée
Comment l'AIOS s'en charge
Il rattache chaque message à son dossier
L'AIOS lit l'expéditeur, l'objet, le corps du message et les pièces jointes, puis les rapproche de vos dossiers : nom des parties, référence interne du cabinet, numéro de RG, juridiction saisie, avocat adverse. Un message de confrère qui n'indique aucune référence est rattaché par le nom de la partie qu'il défend et par l'historique des échanges. Quand le rattachement reste incertain, il le signale au lieu de deviner.
Il fait remonter ce qui porte une échéance
Un message qui mentionne une date d'audience, une signification, un délai pour conclure, une demande de pièce datée ou une mise en demeure passe en tête de liste, avec la date extraite et le dossier concerné. Le reste attend son tour. Vous ouvrez la boîte sur une liste courte de ce qui engage réellement le cabinet, pas sur cent vingt lignes indifférenciées.
Il prépare les réponses qui ne demandent pas votre jugement
Accuser réception d'une pièce, confirmer un rendez-vous, dire à un client où en est son dossier, transmettre une pièce au confrère : l'AIOS rédige à partir de l'état réel du dossier et de vos formulations habituelles. Rien ne part sans votre validation, mais vous validez au lieu d'écrire, ce qui change la nature de l'heure passée dans la boîte.
Il classe les pièces au bon endroit
Les pièces jointes sont renommées selon la convention du cabinet, versées dans le dossier correspondant et ajoutées à l'inventaire. Une attestation reçue à 19h se retrouve à sa place dans le dossier, et non enfouie dans un fil d'échange que personne ne rouvrira. Le jour où vous préparez le bordereau, la pièce est déjà là.
Exemple concret
Qu'est-ce qui est vraiment urgent ce matin ?
Trois messages engagent une échéance. Le premier vient du greffe sur le dossier Marchand : l'audience de plaidoirie du 14 octobre est avancée au 30 septembre, ce qui resserre votre calendrier de dépôt de quinze jours. C'est le seul message qui change votre semaine. Le deuxième vient du conseil adverse sur le dossier Perrin : il communique dix-sept pièces et demande un retour sur le calendrier avant vendredi. J'ai versé les pièces au dossier et préparé l'inventaire, il reste à les lire. Le troisième est une mise en demeure reçue pour la société Kervel, avec un délai de huit jours qui court depuis avant-hier ; je l'ai mise en tête parce que personne ne l'avait ouverte. Pour le reste, quatorze messages clients dont onze demandent où en est leur dossier : les réponses sont prêtes avec l'état réel de chacun, vous n'avez qu'à valider. Et vingt-deux messages sans lien avec un dossier en cours, que je vous résume en trois lignes si vous voulez.
Autres cas d'usage :
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