Signer un nouveau client est une bonne nouvelle qui coûte cher. Entre le premier accord et le premier travail réellement productif, il faut faire signer une lettre de mission, documenter l'identification du client, obtenir une procuration fiscale et un mandat social, demander la reprise du dossier au confrère précédent, mettre en place les accès bancaires et saisir une dizaine de paramètres dans l'outil de production. Rien de difficile, tout est chronophage, et une seule pièce manquante bloque le reste.
En pratique la séquence s'étale sur six semaines parce que personne ne la pilote. Le client renvoie deux documents sur cinq, la relance attend qu'un collaborateur y pense, et la production démarre sur un dossier à moitié constitué. Un AIOS tient cette séquence de bout en bout : il sait ce qui manque, à qui le demander, dans quel ordre, et il relance jusqu'à ce que le dossier soit réellement complet.
Le problème
- La checklist d'entrée fait vingt lignes et vit dans la tête d'un collaborateur ou dans un tableau que chacun remplit à sa façon : d'un client à l'autre, ce n'est jamais tout à fait le même parcours
- Le client est motivé la première semaine et beaucoup moins la troisième : ce qui n'est pas fourni au démarrage ne l'est presque jamais plus tard
- La reprise du dossier chez le confrère traîne, et l'exercice commence sans balance d'ouverture, sans FEC ni état des immobilisations
- Tout ce temps de constitution n'est jamais facturé et pèse entièrement sur la première année de la relation, celle où la marge est déjà la plus faible
Comment l'AIOS s'en charge
Il déroule la checklist d'entrée sans en sauter une ligne
Statuts, Kbis, pièce d'identité du dirigeant, identification du bénéficiaire effectif, RIB, mandat de prélèvement des honoraires, lettre de mission signée. La liste s'adapte à la structure : une SCI, une SAS avec dix salariés, une profession libérale et une association ne demandent pas les mêmes pièces, et l'AIOS applique la bonne variante au lieu d'envoyer la liste générique.
Il obtient les mandats et les accès, un par un
Procuration sur l'espace professionnel des impôts, adhésion aux services en ligne pour le volet social, accès à l'agrégateur bancaire, invitation au portail client. Chaque demande part seule, expliquée en deux phrases compréhensibles par un dirigeant, avec la marche à suivre exacte. Une demande refusée ou incomplète est relancée avec la copie d'écran de l'étape qui coince, pas avec le même mail renvoyé à l'identique.
Il pilote la reprise du dossier chez le prédécesseur
Il prépare le courrier au confrère, suit la réponse et liste ce qui doit arriver : balance de clôture, FEC du dernier exercice, liasses fiscales, état des immobilisations, journaux, dossiers de paie en cours. Chaque élément reçu est pointé, contrôlé et rangé. Ce qui manque au bout de quinze jours vous est signalé avec un projet de relance, parce que c'est exactement ce qui bloque la première clôture.
Il paramètre le dossier et vous rend la main
Régime et périodicité de TVA, dates d'exercice, convention collective applicable, effectif, échéancier des obligations, plan de collecte des pièces et canal de relance préféré du client. Quand tout est en place, vous recevez une fiche d'une page : ce qui est signé, ce qui est branché, ce qui manque encore, et les trois points à aborder au premier rendez-vous de suivi.
Exemple concret
Où en est l'entrée du dossier Vasseur ?
Signé il y a onze jours, dossier complet à 80 %. Ce qui est fait : lettre de mission signée électroniquement le 2, pièces d'identification toutes reçues et classées, mandat de prélèvement des honoraires actif, procuration fiscale validée sur l'espace professionnel depuis vendredi. Ce qui est en cours : l'accès bancaire, le client a bien lancé la connexion mais sur un seul de ses deux comptes, je lui ai renvoyé la marche à suivre pour le second ce matin. Ce qui bloque : le confrère précédent n'a pas répondu à la demande de reprise envoyée le 3, j'ai préparé la relance à votre signature, et sans la balance de clôture et le FEC on ne pourra pas ouvrir l'exercice proprement. Le paramétrage est saisi : TVA au réel normal mensuel, exercice au 31 décembre, convention du bâtiment, quatre salariés. Je vous envoie la relance au confrère ?
Autres cas d'usage : Relancer les pièces manquantes · Répondre aux questions récurrentes · La veille fiscale et sociale · Relancer les honoraires impayés · La newsletter du cabinet
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