Dans un cabinet, la production n'attend pas les clients : elle attend leurs pièces. Un relevé bancaire de décembre, trois factures d'achat sans justificatif, une note de frais photographiée de travers, un contrat de prêt réclamé depuis six semaines. Le travail est prêt à être fait, il est bloqué par un fichier qui n'est pas arrivé, et c'est un collaborateur, entre deux dossiers, qui écrit le dixième mail de relance.
Un AIOS prend cette charge à sa place. Il sait ce qui manque dossier par dossier, il relance chaque client à son rythme et sur le canal auquel ce client répond vraiment, il réceptionne et classe les pièces qui rentrent, et il vous laisse une seule chose à regarder le matin : les dossiers qui vont rater l'échéance si personne ne décroche le téléphone.
Le problème
- La relance de pièces est du temps non facturable, assuré par vos collaborateurs les mieux payés, précisément pendant les périodes de clôture
- Personne n'a de vue consolidée de ce qui manque : l'information vit dans une boîte mail, un tableau à moitié tenu et la tête du collaborateur en charge
- Les clients qui répondent le moins sont ceux qu'on relance le moins, parce que relancer quatre fois demande de la constance plus que du temps
- Les pièces arrivent en désordre, photo dans WhatsApp, PDF en réponse à un mail, papier déposé à l'accueil, et le classement se fait deux fois
Comment l'AIOS s'en charge
Il tient l'état de ce qui manque, dossier par dossier
À partir de votre plan de collecte (relevés bancaires, factures d'achat et de vente, notes de frais, contrats, documents juridiques) et de ce qui est déjà déposé dans votre outil de production ou votre portail client, l'AIOS maintient un état à jour. Vous savez à tout instant ce qui bloque le dossier Martin, et depuis combien de jours.
Il relance au bon rythme et sur le bon canal
Le client qui répond aux mails reçoit un mail, celui qui ne répond qu'en SMS reçoit un SMS. La relance nomme précisément les pièces attendues, rappelle l'échéance qui approche et se durcit progressivement : rappel simple, puis relance qui explique la conséquence concrète, puis alerte au collaborateur pour un appel.
Il réceptionne, contrôle et classe les pièces qui rentrent
Une photo de facture arrive : il l'identifie, vérifie qu'elle est lisible et exploitable (date, montant, TVA, tiers), la range au bon endroit et retire la ligne de la liste. Si la pièce est floue, tronquée ou incomplète, il la redemande dans la minute au lieu de la faire ressortir trois semaines plus tard.
Il escalade quand l'échéance devient sérieuse
À l'approche d'une déclaration ou d'une date de dépôt, il trie : les dossiers complets, ceux qui rentreront à temps, et ceux qui demandent un appel de l'expert. Vous recevez cette liste courte, avec le nom du client, ce qui manque exactement, et l'historique de ce qui a déjà été tenté.
Exemple concret
Où on en est de la collecte pour l'échéance de TVA ?
Sur 34 dossiers mensuels, 27 sont complets. Cinq attendent des pièces mineures, relancés ce matin, ils devraient rentrer d'ici jeudi. Deux sont vraiment bloquants : la SCI Berthier n'a pas envoyé les relevés de deux comptes depuis novembre (quatre relances, dernière réponse le 3 juillet), et le garage Vasseur a douze factures d'achat sans justificatif, dont deux au-dessus de 3 000 euros. Pour Berthier, je propose que vous appeliez directement, j'ai préparé le mémo d'une demi-page de ce qui manque. Pour Vasseur, la liste détaillée est prête à partir à sa comptable : je l'envoie ?
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