Un cabinet passe ses journées à surveiller la trésorerie de ses clients et laisse traîner la sienne. Les honoraires sont facturés, la lettre de mission est signée, et pourtant l'encours grossit : quelques dossiers à deux mois, un ou deux à six mois, et une balance âgée que personne n'ouvre vraiment parce que la relance est le travail que tout le monde repousse.
La cause est rarement le logiciel. Elle est humaine : on ne réclame pas de gaieté de coeur à un client qu'on aura au téléphone la semaine prochaine pour sa TVA. Un AIOS lève exactement ce blocage. Il suit les encours dossier par dossier, rédige la relance qui convient au moment où elle doit partir, et vous la soumet. Vous validez, elle part. Ce n'est plus vous qui réclamez, c'est le cabinet qui suit ses comptes.
Le problème
- La relance dépend de la personne qui y pense : elle se fait sur les gros montants et jamais sur les dizaines de petites factures qui composent le gros de l'encours
- Personne n'aime réclamer à un client qu'il faut ménager, alors le mail est reporté de semaine en semaine jusqu'à devenir gênant
- La balance âgée vit dans le logiciel de production et n'en sort qu'une fois par trimestre, quand le retard est déjà installé
- Sans historique de ce qui a déjà été dit, chaque relance repart de zéro et se contente de renvoyer la facture en pièce jointe
Comment l'AIOS s'en charge
Il tient l'encours à jour, dossier par dossier
L'AIOS lit votre balance âgée et vos factures, et sait à tout moment qui doit quoi, depuis quand, et ce qui a déjà été relancé. Il distingue surtout le retard mécanique du vrai impayé : un mandat de prélèvement rejeté après un changement de banque, une facture partie à l'ancienne adresse de facturation et un client qui ne veut pas payer n'appellent pas du tout le même message.
Il relance au bon moment, avec le bon ton
Rappel neutre quelques jours après l'échéance, relance nommant le montant et la date à trois semaines, message plus ferme avec proposition d'échéancier au-delà. Chaque envoi tient compte de l'ancienneté de la relation, du montant en jeu et de ce qui a déjà été écrit, pour ne jamais donner l'impression d'un courrier type envoyé en série.
Il vous soumet chaque relance avant l'envoi
Rien ne part sans vous tant que vous ne l'avez pas décidé. En pratique, la plupart des cabinets finissent par lui laisser la main sur les rappels de premier niveau, ceux qui n'engagent rien, et gardent la validation pour les messages fermes et les dossiers sensibles. Le curseur se déplace d'une phrase.
Il prépare l'escalade quand la relance ne suffit plus
Chaque semaine, il vous donne l'encours total, les dossiers passés au-delà de soixante jours et ceux qui ne répondent plus. Pour ces derniers, il réunit la lettre de mission, les factures concernées et l'historique complet des relances dans un dossier propre, celui qu'il vous faudra de toute façon pour une mise en demeure. La décision reste la vôtre, le travail de constitution est déjà fait.
Exemple concret
Où on en est sur les honoraires impayés ?
Encours à date : 47 200 euros sur 31 factures, dont 12 400 euros à plus de soixante jours. Trois situations demandent une décision de votre part. Dossier Berthier, 3 900 euros sur deux factures de mars : deux relances envoyées, aucune réponse, le client est par ailleurs à jour de ses pièces, je propose un message plus ferme avec un échéancier en trois fois. Dossier Malaurie, 1 150 euros : ce n'est pas un impayé, le prélèvement a été rejeté en juin après un changement de banque, un mail avec un nouveau mandat suffit et je l'ai préparé. Dossier Cavagni, 6 800 euros à cinq mois et trois relances sans effet : j'ai réuni la lettre de mission, les quatre factures et l'historique des relances dans un dossier, si vous voulez passer à la mise en demeure. Pour les vingt-huit autres factures, les rappels de premier niveau partent demain matin comme d'habitude. Je vous montre le mail Berthier ?
Autres cas d'usage : Relancer les pièces manquantes · Répondre aux questions récurrentes · La veille fiscale et sociale
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